Hệ thống quản lý nhân sự gom hồ sơ nhân viên, chấm công, nghỉ phép và bảng lương vào một chỗ, để mỗi kỳ trả lương không còn phải ghép số từ nhiều file. Điểm quan trọng: bảng lương phải giải thích được từng khoản — nhân viên nhìn vào là hiểu, không phải hỏi lại.
Bài toán thường gặp
- Bảng lương dựng bằng bảng tính, mỗi kỳ phải sửa công thức, dễ sai
- Không ai nhớ chính xác một nhân viên đã nghỉ bao nhiêu ngày phép
- Chấm công bằng file riêng, cuối tháng phải gõ lại vào bảng lương
- Nhân viên thắc mắc về lương nhưng không có bảng giải thích
- Hợp đồng, giấy tờ, thông tin cá nhân nằm rải rác trong email và ổ cứng
Tính năng chính
| Nhóm | Chi tiết |
|---|---|
| Hồ sơ nhân viên | Thông tin cá nhân, hợp đồng, ngày vào làm, chức danh, lương cơ bản |
| Chấm công | Nhập tay, import từ máy chấm công, hoặc chấm công qua điện thoại |
| Nghỉ phép | Nhân viên tự gửi đơn, quản lý duyệt, tự trừ quỹ phép |
| Bảng lương | Lương cứng, phụ cấp, hoa hồng, làm thêm giờ, khấu trừ |
| Giải thích lương | Mỗi dòng trong bảng lương có công thức và nguồn số liệu |
| Phiếu lương | Gửi phiếu lương riêng cho từng người, không phát công khai |
| Tạm ứng | Ghi nhận tạm ứng và tự trừ vào kỳ sau |
| Báo cáo | Chi phí lương theo tháng, theo phòng ban, theo chức danh |
Nguyên tắc thiết kế
- Không tự động hoá phần chưa chuẩn hoá — nếu quy chế lương chưa viết rõ, bước đầu là viết nó ra
- Mọi con số phải tra được nguồn — từ ngày công nào, đơn hàng nào, quyết định nào
- Phân quyền chặt — chỉ người được phép mới xem được lương của người khác
- Nhân viên tự tra cứu — giảm hẳn số câu hỏi cho kế toán mỗi kỳ lương
Phạm vi và thời gian triển khai
| Giai đoạn | Nội dung | Thời gian |
|---|---|---|
| Khảo sát | Quy chế lương, các khoản phụ cấp, khấu trừ, cách chấm công | 3–5 ngày |
| Xây dựng | Hồ sơ, chấm công, nghỉ phép, bảng lương | 2–4 tuần |
| Đối chiếu ngược | Chạy lại 1–2 kỳ lương cũ, so với số đã trả | 3–5 ngày |
| Bàn giao | Đào tạo và bàn giao mã nguồn | 2–3 ngày |
Chi phí tham khảo: từ 45 triệu đồng.