Hệ thống quản lý đơn hàng ghi nhận và theo dõi từng đơn từ lúc khách đặt đến lúc giao xong, thay cho cách làm bằng sổ tay hoặc bảng tính dễ sót đơn. Điểm quan trọng nhất là trạng thái đơn luôn đúng tại một nơi — bán hàng, kho và kế toán cùng nhìn một con số.

Bài toán thường gặp

  • Đơn chốt qua Zalo nhưng không ai ghi lại, đến hôm sau khách hỏi mới biết
  • Không biết đơn nào đang chờ giao, đơn nào đã giao, đơn nào khách đổi ý
  • Nhập đơn trùng vì hai người cùng nhập
  • Cuối tháng phải ngồi gom số từ nhiều bảng tính để biết doanh thu
  • Khách gọi hỏi "đơn của tôi đến đâu rồi" mà nhân viên phải đi hỏi lại từng người

Vòng đời một đơn hàng trong hệ thống

Bước Ai làm Hệ thống ghi nhận
1. Khách đặt Nhân viên bán hàng Tạo đơn, chọn sản phẩm, số lượng, giá
2. Xác nhận hai chiều Nhân viên gọi/nhắn lại khách Đánh dấu đã xác nhận hoặc khách đổi ý
3. Chuẩn bị hàng Kho Trạng thái đang soạn, trừ tồn kho
4. Giao hàng Nhân viên giao hoặc đơn vị vận chuyển Mã vận đơn, ngày giao dự kiến
5. Xác nhận đã nhận Khách Trạng thái hoàn tất, ghi nhận doanh thu
6. Xử lý phát sinh Bán hàng / kế toán Đổi trả, huỷ, ghi chú lý do

Tính năng chính

Nhóm Chi tiết
Tạo đơn nhanh Nhập tên hoặc số điện thoại khách, chọn sản phẩm, xong trong vài chục giây
Nhiều loại giá Giá bán lẻ, giá sỉ, giá theo nhóm khách, chiết khấu theo dòng hàng
Trạng thái rõ ràng Đơn mới · đã xác nhận · đang soạn · đang giao · hoàn tất · huỷ
In phiếu In phiếu giao hàng hoặc hoá đơn bán hàng ngay từ đơn
Kiểm soát trùng Cảnh báo khi hai người nhập cùng một đơn
Phân công Gán đơn cho người xử lý, xem được ai đang quá tải
Thông báo khách Tự động nhắn tin xác nhận đơn và cập nhật khi trạng thái đổi
Đối chiếu tiền Đối chiếu tiền thu của bán hàng và tiền giao của vận chuyển

Kết nối với hệ thống khác

Đơn hàng hiếm khi đứng một mình. Hệ thống có thể nối với:

  • Kho — trừ tồn tự động khi soạn hàng, không cần nhập lại
  • Kế toán (MISA, Fast…) — đẩy dữ liệu bán hàng sang phần mềm kế toán
  • Vận chuyển — lấy mã vận đơn và trạng thái giao từ đơn vị vận chuyển
  • Website — đơn trên website tự chảy về hệ thống, không nhập tay
  • Zalo OA — gửi tin xác nhận và nhắc giao hàng

Phạm vi và thời gian triển khai

Giai đoạn Nội dung Thời gian
Khảo sát Ghi lại luồng đơn hàng hiện tại và các trường hợp đặc biệt 3–5 ngày
Xây dựng Tạo đơn, trạng thái, in phiếu, phân quyền 2–4 tuần
Kết nối Kho, kế toán, vận chuyển, website, Zalo 1–2 tuần
Chạy thử Chạy song song với cách cũ trên một nhóm nhỏ 1–2 tuần
Bàn giao Đào tạo và bàn giao mã nguồn 2–3 ngày

Chi phí tham khảo: từ 60 triệu đồng tuỳ số kết nối (xem bảng giá).