Phần mềm quản lý bán buôn, bán lẻ phải xử lý được hai hệ giá trên cùng một tồn kho. Đây là điểm khiến nhiều doanh nghiệp vỡ trận khi chuyển từ bán lẻ sang bán buôn: giá sỉ, giá lẻ, giá đại lý cấp 1, cấp 2 — và mỗi cấp có chính sách chiết khấu riêng.
Nếu hệ thống không tách được "khách hàng thuộc cấp nào" và "đơn này áp bảng giá nào", nhân viên sẽ sửa giá bằng tay. Sửa tay nhiều lần thì biên lợi nhuận không còn kiểm soát được.
Bài toán thường gặp
- Cùng một sản phẩm, mỗi đại lý một giá, không ai nhớ đại lý nào đang hưởng mức nào
- Bán online và bán tại quầy dùng hai file tồn kho, thường xuyên lệch
- Hàng bán chạy hết trong khi hàng tồn chậm đã nhập quá nhiều
- Đại lý nhận hàng trước, trả tiền sau, công nợ ghi trong sổ tay
- Khách đặt hàng nhưng không biết khi nào mới có hàng về
- Đơn hàng 20 dòng nhưng nhập tay vào Excel mất cả buổi
Hệ thống làm được gì
| Nhóm chức năng | Nội dung |
|---|---|
| Sản phẩm | Danh mục nhiều cấp, biến thể (màu, size, quy cách), đơn vị quy đổi (thùng/lẻ) |
| Giá | Bảng giá sỉ, giá lẻ, giá theo cấp đại lý, chiết khấu theo số lượng |
| Kho | Nhiều kho, tồn theo từng kho, chuyển kho, kiểm kê, định mức tối thiểu |
| Bán hàng | Đơn tại quầy (POS), đơn online, đơn đại lý, đơn đặt trước |
| Thanh toán | Tiền mặt, chuyển khoản, cổng thanh toán, thanh toán một phần, ghi nợ |
| Vận chuyển | Tích hợp đơn vị vận chuyển, in phiếu giao, theo dõi trạng thái |
| Khách & đại lý | Hồ sơ, cấp đại lý, công nợ, lịch sử mua, chính sách riêng |
| Khuyến mãi | Mã giảm giá, quà tặng, tích điểm, giá theo khung giờ nếu cần |
| Báo cáo | Doanh thu, lợi nhuận gộp, hàng bán chạy, hàng tồn chậm, công nợ |
Luồng vận hành điển hình
- Nhập hàng — tạo phiếu nhập, cập nhật tồn theo kho, ghi công nợ nhà cung cấp.
- Bán — khách đặt online hoặc mua tại quầy; hệ thống tự áp bảng giá theo cấp khách.
- Giữ hàng — đơn online giữ tồn tạm thời để không bán trùng.
- Xuất kho & giao — in phiếu, đóng gói, giao đơn vị vận chuyển hoặc giao trực tiếp.
- Thu tiền — thu đủ, thu một phần hoặc ghi công nợ; phiếu thu vào sổ quỹ.
- Trả hàng — nếu có, tạo phiếu trả, nhập lại tồn và điều chỉnh công nợ.
- Cuối kỳ — chốt tồn, đối chiếu công nợ đại lý, xem báo cáo lãi gộp.
Điểm khó của ngành và cách xử lý
Đơn vị quy đổi. Một thùng 24 chai, khách sỉ mua theo thùng, khách lẻ mua theo chai. Hệ thống lưu tồn theo đơn vị nhỏ nhất và quy đổi khi bán, nên không bị lệch khi trộn hai cách bán.
Giá theo cấp khách. Mỗi khách được gán một cấp (lẻ, sỉ, đại lý cấp 1, cấp 2). Khi lên đơn, hệ thống áp đúng bảng giá của cấp đó; muốn giảm thêm phải có quyền và có ghi nhận.
Tồn kho nhiều nơi. Tồn tổng không đủ để bán. Hệ thống xác định bán từ kho nào, và nếu kho đó thiếu thì gợi ý chuyển kho thay vì bán âm.
Công nợ đại lý. Đại lý thường trả theo kỳ. Hệ thống có hạn mức công nợ, cảnh báo khi vượt, và chặn bán tiếp nếu chủ doanh nghiệp đặt quy tắc đó.
Hàng tồn chậm. Báo cáo phân loại hàng theo tốc độ bán để bạn quyết định ngừng nhập hoặc xả hàng, thay vì để vốn chết trong kho.
Kết nối với các kênh đang dùng
- Website bán hàng: danh mục, giỏ hàng, đặt hàng, tra cứu đơn
- Sàn thương mại điện tử: đồng bộ đơn và tồn nếu bạn đang bán đa sàn
- Zalo OA: xác nhận đơn, thông báo giao hàng, nhắc công nợ
- Cổng thanh toán: VNPay, MoMo, chuyển khoản QR
- Đơn vị vận chuyển: tạo vận đơn, in phiếu, theo dõi trạng thái
- Máy in hóa đơn, máy quét mã vạch: dùng tại quầy
Triển khai và chi phí
Với doanh nghiệp đang bán lẻ và muốn thêm kênh bán buôn, nên làm theo thứ tự: sản phẩm & tồn kho → bán hàng & hóa đơn → bảng giá theo cấp → công nợ đại lý. Đừng làm tất cả cùng lúc vì dữ liệu sản phẩm thường là phần mất nhiều thời gian nhất.
Thời gian điển hình 6–10 tuần cho phạm vi cơ bản, 10–16 tuần nếu có website đặt hàng, đa kho và đa sàn. Chi phí tham khảo ở bảng giá. Xem thêm Quản lý kho, Quản lý đơn hàng và Quản lý hoa hồng.