Phần mềm quản lý làm đẹp xoay quanh lịch hẹn và thẻ dịch vụ. Hai thứ này quyết định doanh thu và cũng là hai thứ gây thất thoát nhiều nhất nếu quản lý bằng sổ giấy.
Với spa và salon, khách không mua một lần — họ mua một chuỗi buổi. Doanh thu đã thu trước nhưng dịch vụ chưa thực hiện. Nếu hệ thống không theo dõi được số buổi còn lại, bạn vừa mất doanh thu vừa mất lòng khách.
Bài toán thường gặp
- Khách đặt lịch qua Zalo, lễ tân ghi sổ, hai khách cùng giờ cùng kỹ thuật viên
- Khách mua gói 10 buổi, không ai biết đã làm mấy buổi
- Thẻ dịch vụ hết hạn nhưng khách không được thông báo
- Hoa hồng kỹ thuật viên tính tay, cuối tháng tranh cãi
- Khách quen 6 tháng không quay lại, không ai gọi
- Bán mỹ phẩm kèm nhưng không tách doanh thu dịch vụ và bán lẻ
Hệ thống làm được gì
| Nhóm chức năng | Nội dung |
|---|---|
| Lịch hẹn | Đặt qua điện thoại, Zalo, website; gán kỹ thuật viên và ghế/giường |
| Ca làm | Sơ đồ ca, ngày nghỉ, giờ trống của từng kỹ thuật viên |
| Hồ sơ khách | Tình trạng da/tóc, dị ứng, lịch sử dịch vụ, ảnh trước - sau |
| Dịch vụ | Nhóm dịch vụ, thời lượng, bảng giá, combo |
| Liệu trình | Gói nhiều buổi, theo dõi buổi đã làm, nhắc buổi tiếp theo |
| Thẻ dịch vụ | Thẻ trả trước, trừ dần theo buổi, hạn sử dụng, quy tắc hoàn phí |
| Bán lẻ | Bán sản phẩm chăm sóc, quản lý tồn kho, tính hoa hồng riêng |
| Nhân sự | Chấm công, lương cứng, hoa hồng dịch vụ và hoa hồng bán sản phẩm |
| Báo cáo | Doanh thu theo dịch vụ, theo kỹ thuật viên, tỷ lệ khách quay lại |
Luồng vận hành điển hình
- Đặt hẹn — khách chọn dịch vụ, thời gian, kỹ thuật viên; hệ thống kiểm tra trùng giờ.
- Nhắc hẹn — gửi nhắc qua Zalo/SMS trước 1 ngày và trước 2 giờ.
- Tiếp nhận — khách đến, lễ tân mở hồ sơ, xem ghi chú lần trước.
- Thực hiện — kỹ thuật viên làm dịch vụ, ghi nhận buổi đã dùng.
- Thanh toán — trừ thẻ dịch vụ nếu có, thu thêm tiền dịch vụ phát sinh, bán sản phẩm.
- Tính hoa hồng — hệ thống ghi nhận hoa hồng cho kỹ thuật viên theo dịch vụ và sản phẩm.
- Chăm sóc lại — báo cáo khách lâu chưa quay lại để lễ tân liên hệ.
Điểm khó của ngành và cách xử lý
Lịch hẹn trùng giờ. Mỗi kỹ thuật viên có ca làm và giờ trống riêng. Hệ thống chặn đặt trùng, kể cả khi khách đặt qua website.
Thẻ dịch vụ là nợ nghĩa vụ. Khách đã trả tiền nhưng dịch vụ chưa thực hiện — về kế toán đây là doanh thu chưa thực hiện. Hệ thống tách rõ "đã thu" và "đã thực hiện".
Hoa hồng nhiều tầng. Kỹ thuật viên thường hưởng hoa hồng dịch vụ, hoa hồng bán sản phẩm, và có thể có thưởng doanh số. Hệ thống cấu hình từng quy tắc và tính tự động.
Khách quay lại là chỉ số sống còn. Báo cáo khách hàng cho biết ai lâu chưa quay lại, giá trị trung bình mỗi lần, và tỷ lệ quay lại theo tháng.
Bán sản phẩm khác biệt hoàn toàn. Doanh thu dịch vụ và doanh thu bán lẻ có biên lợi nhuận khác nhau, phải tách báo cáo.
Kết nối với các kênh đang dùng
- Website / landing page: đặt lịch online, xem dịch vụ và bảng giá
- Zalo OA: nhắc lịch hẹn, thông báo thẻ sắp hết hạn, chăm sóc lại
- Facebook Messenger: nhận tin từ fanpage, tạo lịch hẹn
- Cổng thanh toán: thu tiền thẻ dịch vụ, cọc lịch hẹn
- Máy chấm công: tính lương và đối chiếu ca
- Máy in hoá đơn: in bill và phiếu dịch vụ
Triển khai và chi phí
Phạm vi khởi điểm nên là lịch hẹn + hồ sơ khách + hoá đơn. Đây là phần dùng hằng ngày, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách. Thẻ dịch vụ và hoa hồng làm ngay sau đó vì liên quan đến tiền.
Thời gian điển hình 3–6 tuần cho một cơ sở, 8–12 tuần cho chuỗi nhiều chi nhánh. Chi phí tham khảo ở bảng giá. Xem thêm Quản lý khách hàng, Quản lý hoa hồng và Nhân sự - tính lương.