Phần mềm quản lý phòng khám thú y giữ hồ sơ của từng con vật, không chỉ hồ sơ của người chủ. Đây là khác biệt căn bản so với phần mềm bán hàng: một khách hàng có thể có ba con chó, hai con mèo, mỗi con có bệnh sử, cân nặng, lịch tiêm và phác đồ riêng.
Nếu hệ thống chỉ lưu "khách hàng Nguyễn Văn A" thì khi bác sĩ hỏi "bé này tiêm dại lần cuối khi nào", không ai trả lời được. Đó là lý do phòng khám thú y cần cấu trúc dữ liệu riêng.
Bài toán thường gặp
- Khách có 4 bé, không nhớ bé nào đã tiêm mũi nào, còn thiếu mũi nào
- Lịch tiêm nhắc lại ghi trong sổ giấy, khách không được nhắc nên bỏ mũi
- Cân nặng thay đổi theo tháng nhưng liều thuốc vẫn tính theo cân nặng cũ
- Thuốc hết hạn trong tủ vì không ai theo dõi lô
- Bác sĩ không biết lần trước bé bị dị ứng thuốc gì
- Doanh thu khám, tiêm, phẫu thuật và bán thức ăn trộn lẫn, không biết mảng nào lãi
Hệ thống làm được gì
| Nhóm chức năng | Nội dung |
|---|---|
| Khách & thú cưng | Hồ sơ chủ, nhiều thú cưng, loài, giống, tuổi, giới tính, triệt sản hay chưa |
| Khám bệnh | Tiếp nhận, hàng chờ, ghi chẩn đoán, chỉ định xét nghiệm, kê đơn |
| Theo dõi sức khoẻ | Cân nặng, nhiệt độ, dị ứng, bệnh nền, diễn biến qua từng lần khám |
| Tiêm chủng | Lịch tiêm theo loại vaccine, ghi nhận mũi đã tiêm, tự nhắc mũi kế tiếp |
| Phẫu thuật & lưu trú | Lịch mổ, theo dõi hậu phẫu, lưu trú theo ngày |
| Bán hàng | Bán thuốc, thức ăn, phụ kiện; thẻ thành viên, tích điểm |
| Kho | Thuốc theo lô, hạn dùng, định mức tồn, cảnh báo sắp hết |
| Báo cáo | Doanh thu theo dịch vụ, theo bác sĩ, tỷ lệ khách quay lại, tỷ lệ tiêm đủ mũi |
Luồng vận hành điển hình
- Đặt hẹn — khách gọi hoặc nhắn Zalo; lễ tân chọn bác sĩ và khung giờ.
- Tiếp nhận — tìm hồ sơ theo số điện thoại chủ, chọn đúng bé cần khám.
- Khám — bác sĩ xem bệnh sử, ghi cân nặng hiện tại, chẩn đoán và chỉ định.
- Thực hiện — xét nghiệm, siêu âm, tiêm, tiểu phẫu; kết quả đính kèm hồ sơ.
- Thanh toán — hóa đơn dịch vụ, thuốc mang về, có thể bán thêm thức ăn.
- Hẹn lại — hệ thống tạo lịch tái khám và lịch tiêm kế tiếp, gửi nhắc tự động.
- Cuối kỳ — đối soát doanh thu, tồn kho thuốc, lịch tiêm khách chưa quay lại.
Điểm khó của ngành và cách xử lý
Một chủ, nhiều thú cưng. Hệ thống tách hai lớp: hồ sơ chủ (liên hệ, công nợ, lịch sử giao dịch) và hồ sơ thú cưng (bệnh sử, cân nặng, tiêm chủng). Tìm theo số điện thoại là ra tất cả các bé.
Liều thuốc theo cân nặng. Cân nặng được ghi theo từng lần khám, không ghi đè lên lần trước. Khi kê đơn, bác sĩ thấy cân nặng gần nhất và xu hướng tăng/giảm.
Lịch tiêm là cam kết, không phải ghi chú. Mỗi mũi tiêm có loại vaccine, ngày tiêm, ngày đến hạn mũi sau. Hệ thống tạo nhắc trước 3–7 ngày qua Zalo/SMS, và có báo cáo "khách chưa tiêm mũi 2" để lễ tân gọi lại.
Thuốc vừa bán vừa dùng tại chỗ. Cùng một lô thuốc có thể vừa xuất dùng trong ca khám vừa bán cho khách mang về. Hệ thống tách hai loại xuất kho nhưng trừ chung một tồn.
Kết nối với các kênh đang dùng
- Website phòng khám: form đặt lịch, trang dịch vụ, bảng giá tiêm chủng
- Zalo OA / SMS: nhắc lịch hẹn, nhắc tiêm, nhắc tẩy giun
- Facebook Messenger: nhận tin từ fanpage, tạo hồ sơ khách
- Máy in hóa đơn / in đơn thuốc: in theo mẫu của phòng khám
- Máy chấm công: tính lương bác sĩ và kỹ thuật viên
- Camera / ảnh tổn thương: đính kèm ảnh vào hồ sơ bệnh án
Triển khai và chi phí
Nên bắt đầu với khách hàng & thú cưng, lịch hẹn, hóa đơn. Khi dữ liệu đã sạch, bật tiếp lịch tiêm nhắc lại và kho thuốc — hai phần này mang lại giá trị rõ nhất vì giảm thất thoát và tăng tỷ lệ khách quay lại.
Thời gian điển hình 3–6 tuần cho phạm vi cơ bản, 6–10 tuần nếu có lưu trú, xét nghiệm và nhiều chi nhánh. Chi phí tham khảo ở bảng giá. Hệ thống chạy trên hạ tầng của phòng khám, bàn giao mã nguồn.
Xem thêm Quản lý khách hàng và Quản lý kho.