Hệ thống chuyển phát quốc tế gồm hai nửa: website bán dịch vụ và phần mềm vận hành phía sau. Nếu chỉ có một trong hai, doanh nghiệp sẽ gặp đúng một trong hai vấn đề: website đẹp nhưng khách gọi điện hỏi giá liên tục, hoặc vận hành tốt nhưng khách mới không tìm thấy.
Điểm khác so với vận tải nội địa: giá biến động theo tuyến, theo trọng lượng, theo loại hàng và theo phụ phí. Một bảng giá cố định không dùng được, và báo giá sai một phụ phí là mất lãi cả đơn.
Bài toán thường gặp
- Khách hỏi giá, nhân viên phải tra bảng Excel rồi cộng phụ phí bằng tay
- Không có trang tra cứu vận đơn, khách gọi điện hỏi "hàng tôi tới đâu rồi"
- Chứng từ hải quan lưu trong email, khi cần đối chiếu phải lục lại
- Không biết tuyến nào lãi, tuyến nào lỗ sau khi trừ phí đối tác
- Công nợ đối tác nước ngoài và công nợ khách hàng nằm ở hai file khác nhau
- Hàng cấm, hàng hạn chế bị nhận nhầm, đến hải quan mới phát hiện
Hệ thống làm được gì
| Nhóm chức năng | Nội dung |
|---|---|
| Website dịch vụ | Trang giới thiệu, trang từng tuyến, bảng giá tham khảo, form báo giá, tra cứu vận đơn |
| Báo giá | Tính theo tuyến, trọng lượng thực / thể tích quy đổi, loại hàng, phụ phí |
| Đơn hàng | Tạo đơn, người gửi, người nhận, mặt hàng, giá trị khai báo, điều kiện giao |
| Chứng từ | Hóa đơn thương mại, packing list, tờ khai, ảnh hàng; đính kèm theo đơn |
| Theo dõi | Các mốc: đã lấy → đã xuất kho → đang bay/biển → thông quan → phát → đã giao |
| Đối tác | Danh sách đối tác vận chuyển theo tuyến, giá mua, thời gian cam kết |
| Công nợ | Công nợ khách gửi, công nợ đối tác, đối soát theo lô hàng |
| Khiếu nại | Ghi nhận, phân loại, theo dõi thời gian xử lý và bồi thường |
| Báo cáo | Doanh thu theo tuyến, chi phí đối tác, lãi gộp, tỷ lệ giao đúng hạn |
Luồng vận hành điển hình
- Khách vào website — xem tuyến, xem bảng giá tham khảo, gửi form báo giá.
- Báo giá — hệ thống tính theo bảng giá và phụ phí; nhân viên duyệt và gửi cho khách.
- Nhận đơn — khách đồng ý, tạo đơn, thu tiền hoặc ghi công nợ.
- Chuẩn bị chứng từ — kiểm tra hàng hoá, in chứng từ, đóng gói, cân thực tế.
- Giao đối tác — bàn giao cho đối tác theo tuyến, ghi nhận số kiện và cân.
- Theo dõi — cập nhật trạng thái theo thông tin đối tác; khách tra cứu trên web.
- Đối soát — đối chiếu chi phí đối tác, chốt lãi từng đơn, thu công nợ.
Điểm khó của ngành và cách xử lý
Trọng lượng thực và trọng lượng thể tích. Hàng nhẹ nhưng cồng kềnh bị tính theo thể tích quy đổi. Hệ thống cho phép cấu hình hệ số quy đổi theo từng tuyến và tự chọn mức cao hơn để tính giá.
Phụ phí thay đổi liên tục. Phụ phí nhiên liệu, phụ phí vùng xa, phụ phí hàng đặc biệt. Mỗi loại có hiệu lực từ ngày nào đến ngày nào; báo giá dùng đúng phiên bản phụ phí tại thời điểm báo.
Chứng từ là bằng chứng pháp lý. Mỗi đơn phải lưu đủ chứng từ và không cho sửa sau khi đã gửi đối tác. Hệ thống ghi nhật ký thay đổi.
Khách tra cứu vận đơn mà không cần đăng nhập. Mã vận đơn là duy nhất, tra cứu công khai nhưng chỉ hiện thông tin trạng thái, không hiện giá trị hàng.
Đối tác khác nhau cho cùng một tuyến. Cùng tuyến có thể có hai đối tác với giá và thời gian khác nhau. Hệ thống lưu cả hai để so sánh và chọn theo tiêu chí của bạn.
Kết nối với các kênh đang dùng
- Website công ty: chính hệ thống này sinh ra form báo giá và trang tra cứu
- Zalo OA: thông báo trạng thái vận đơn, nhắc công nợ
- Email: gửi báo giá, chứng từ cho khách và đối tác
- API của đối tác vận chuyển: cập nhật trạng thái tự động nếu đối tác có API
- Cân điện tử: nhập trọng lượng thực trực tiếp nếu có kết nối
- Ngân hàng: đối soát thanh toán của khách
Triển khai và chi phí
Nên chia hai giai đoạn rõ ràng:
- Website + báo giá + tra cứu vận đơn — phần khách hàng thấy, thường làm trước vì ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ chuyển đổi.
- Quản lý đơn, chứng từ, đối soát đối tác — phần nội bộ, làm sau khi luồng bán đã ổn.
Thời gian điển hình 4–8 tuần cho giai đoạn 1, thêm 4–8 tuần cho giai đoạn 2. Chi phí tham khảo ở bảng giá. Xem thêm Thiết kế website và SEO.