Phần mềm quản lý vật liệu xây dựng phải chạy theo công trình, không chạy theo đơn lẻ. Một công trình có thể kéo dài nhiều tháng, giao hàng nhiều đợt, giá chốt từ lúc ký hợp đồng nhưng giao hàng khi giá thị trường đã thay đổi. Nếu hệ thống không lưu được cấu trúc đó, kế toán sẽ phải đối chiếu tay từng đợt.
Khác biệt thứ hai là đơn vị tính: bao, tấn, m³, cây, viên, thùng. Cùng một loại hàng có thể bán theo nhiều đơn vị và phải quy đổi chính xác.
Bài toán thường gặp
- Báo giá một công trình gồm 80 dòng hàng, sửa giá xong phải gửi lại từ đầu
- Công trình giao 5 đợt, mỗi đợt một giá khác nhau, không ai nhớ giá nào đã chốt
- Tồn kho ghi theo bao nhưng nhập hàng tính theo tấn, lệch số
- Nhà thầu nợ 3 công trình, công nợ gộp chung không tách được
- Xe giao hàng không theo tiến độ thi công, có hôm vật tư đến sớm che hết mặt bằng
- Không biết công trình nào lãi sau khi trừ vận chuyển và hao hụt
Hệ thống làm được gì
| Nhóm chức năng | Nội dung |
|---|---|
| Khách & công trình | Hồ sơ nhà thầu, chủ đầu tư, đại lý; mỗi công trình là một trung tâm dữ liệu |
| Báo giá | Báo giá nhiều dòng, chiết khấu theo số lượng, theo nhóm hàng, theo cấp khách |
| Hợp đồng | Hợp đồng, phụ lục, điều kiện thanh toán, thời hạn giao |
| Đơn hàng | Đơn giao một lần hoặc nhiều đợt; mỗi đợt có lịch và khối lượng riêng |
| Kho | Tồn theo quy cách, quy đổi đơn vị, nhiều kho và bãi, kiểm kê |
| Giao hàng | Điều phối xe, lịch giao theo tiến độ, phiếu giao có khối lượng thực tế |
| Công nợ | Công nợ theo công trình, theo hợp đồng, thu tiền theo đợt |
| Báo cáo | Doanh thu theo công trình, lãi gộp, công nợ quá hạn, tồn kho theo nhóm |
Luồng vận hành điển hình
- Nhận yêu cầu — nhà thầu gửi bảng khối lượng, nhân viên tạo báo giá từ bảng giá.
- Chốt báo giá — duyệt chiết khấu, gửi khách, lưu phiên bản để đối chiếu sau.
- Ký hợp đồng — ghi điều kiện giao, lịch thanh toán, tiến độ từng đợt.
- Giao đợt 1 — lập phiếu giao, xuất kho, ghi khối lượng thực tế và chi phí vận chuyển.
- Thu tiền — thu theo đợt hoặc theo kỳ; công nợ cập nhật ngay trên công trình.
- Các đợt tiếp theo — hệ thống giữ đúng giá đã chốt trong hợp đồng.
- Quyết toán — đối chiếu khối lượng, chốt lãi gộp công trình sau mọi chi phí.
Điểm khó của ngành và cách xử lý
Giá chốt nhưng giao nhiều đợt. Hệ thống lưu giá theo hợp đồng, không theo bảng giá hiện hành. Khi giao đợt sau, giá vẫn là giá đã chốt trừ khi có phụ lục điều chỉnh.
Quy đổi đơn vị. Ví dụ xi măng nhập theo tấn nhưng bán theo bao 50kg. Hệ thống lưu hệ số quy đổi một lần, mọi giao dịch sau đó quy đổi tự động, tồn luôn khớp.
Khối lượng thực tế khác khối lượng đặt. Xe chở 9,8 tấn thay vì 10 tấn là chuyện bình thường. Phiếu giao ghi khối lượng thực tế, hóa đơn tính theo thực tế, chênh lệch được ghi nhận.
Công nợ theo công trình. Nhà thầu có thể nợ nhiều công trình cùng lúc. Báo cáo tách theo công trình để biết nợ nào sắp quá hạn, nợ nào đang trong thời hạn hợp đồng.
Hàng cồng kềnh, chi phí vận chuyển lớn. Chi phí vận chuyển được ghi theo từng đợt giao và trừ vào lãi gộp công trình — nếu không, lãi tính ra sẽ sai đáng kể.
Kết nối với các kênh đang dùng
- Website công ty: danh mục vật liệu, bảng giá tham khảo, form yêu cầu báo giá
- Zalo OA: gửi báo giá, xác nhận lịch giao, nhắc công nợ
- Cân điện tử trạm: nhập khối lượng xe vào/ra nếu có
- Máy in phiếu giao hàng: in phiếu tại kho hoặc tại công trình
- Đơn vị vận chuyển: nếu thuê ngoài, hệ thống ghi chi phí theo chuyến
- Phần mềm kế toán: xuất dữ liệu hóa đơn, công nợ để nhập sang
Triển khai và chi phí
Phạm vi khởi điểm nên là báo giá công trình + đơn hàng nhiều đợt + công nợ. Đây là ba phần tạo giá trị rõ nhất với doanh nghiệp VLXD. Quản lý kho và điều phối xe làm sau, khi luồng bán đã ổn định.
Thời gian điển hình 5–9 tuần cho phạm vi cơ bản, 10–16 tuần nếu có nhiều kho bãi, cân điện tử và báo cáo lãi gộp theo công trình. Chi phí tham khảo ở bảng giá. Xem thêm Quản lý kho, Quản lý đơn hàng và Quản lý khách hàng.