Phần mềm quản lý phòng khám y học cổ truyền có hai phần khó hơn phòng khám thông thường: hồ sơ điều trị theo thể bệnh, và kho dược liệu theo vị thuốc. Hồ sơ không chỉ là “bệnh gì” mà là chuỗi buổi điều trị với phác đồ thay đổi theo đáp ứng của bệnh nhân. Kho không chỉ là “còn bao nhiêu” mà là từng vị thuốc, từng lô, từng hạn dùng, và trừ theo đúng định lượng của thang đã kê.
Nếu hai phần này làm bằng sổ giấy, phòng khám thường gặp ba hệ quả: không biết bệnh nhân đã làm bao nhiêu buổi, kho dược liệu lệch dần mà không rõ lệch ở đâu, và không tính được một thang thuốc thực sự lãi hay lỗ.
Bài toán thường gặp
- Bệnh nhân quay lại sau 2 tháng, bác sĩ không nhớ phác đồ lần trước và đáp ứng ra sao
- Liệu trình 10 buổi châm cứu nhưng không ai theo dõi còn mấy buổi
- Dược liệu mua theo kg, kê theo gram, cuối tháng kho lệch không rõ nguyên nhân
- Có lô dược liệu ẩm mốc nhưng không biết đã dùng cho những bệnh nhân nào
- Thang thuốc bán 150.000đ nhưng không biết giá vốn thực tế bao nhiêu
- Hoa hồng lương y và kỹ thuật viên tính tay, cuối tháng mất thời gian đối chiếu
- Bệnh nhân có BHYT và bệnh nhân dịch vụ trộn lẫn trong cùng một sổ
Hệ thống làm được gì
| Nhóm chức năng | Nội dung |
|---|---|
| Tiếp nhận | Đặt lịch qua điện thoại/Zalo, check-in, hàng chờ, phân làn bệnh nhân |
| Hồ sơ bệnh nhân | Thông tin, tiền sử, dị ứng, thể trạng, ghi nhận mạch - lưỡi - triệu chứng |
| Chẩn đoán & phác đồ | Chẩn đoán theo thể bệnh, pháp trị, phương huyệt, phác đồ nhiều buổi |
| Liệu trình | Theo dõi từng buổi: châm cứu, điện châm, xoa bóp, giác hơi, cấy chỉ |
| Kê thang | Chọn vị thuốc, định lượng gram, số thang, in phiếu thang, trừ tồn |
| Dược liệu | Danh mục vị thuốc, lô nhập, hạn dùng, điều kiện bảo quản, định mức tồn |
| Bán lẻ | Thuốc hoàn, cao dán, rượu thuốc, thực phẩm chức năng; quản lý tồn riêng |
| Tài chính | Bảng giá dịch vụ, thẻ trả trước, hóa đơn, công nợ, sổ quỹ |
| Nhân sự | Chấm công, lương, hoa hồng lương y và kỹ thuật viên |
| Báo cáo | Doanh thu theo dịch vụ, theo bác sĩ, tỷ lệ tái khám, chi phí dược liệu |
Luồng vận hành điển hình
- Đặt hẹn — lễ tân ghi lịch, chọn lương y phụ trách và khung giờ.
- Tiếp nhận — mở hồ sơ, xem lần khám gần nhất và phác đồ đang dùng.
- Khám — ghi nhận triệu chứng, mạch, lưỡi, thể bệnh; đánh giá mức độ đau.
- Ra phác đồ — chọn phương huyệt, số buổi, kết hợp thang thuốc nếu cần.
- Thực hiện — kỹ thuật viên xác nhận từng buổi, ghi chú phản ứng sau buổi.
- Kê thang & thu tiền — in phiếu thang, trừ dược liệu theo định lượng, thu tiền hoặc trừ thẻ.
- Đánh giá lại — sau N buổi, bác sĩ ghi đáp ứng và điều chỉnh phác đồ.
- Cuối kỳ — đối soát kho dược liệu, doanh thu theo dịch vụ, hoa hồng và lương.
Điểm khó của ngành và cách xử lý
Kê thang là bài toán định lượng. Một thang gồm 10–20 vị, mỗi vị vài gram. Hệ thống lưu công thức thang, khi kê tự nhân số thang và trừ tồn theo từng vị. Nhờ vậy kho khớp và tính được giá vốn chính xác từng thang.
Dược liệu có hạn dùng và dễ ẩm mốc. Mỗi lô nhập có ngày nhập, hạn dùng, điều kiện bảo quản. Khi xuất kho, hệ thống ưu tiên lô nhập trước và cảnh báo lô gần hạn hoặc tồn lâu.
Phác đồ thay đổi theo đáp ứng. Không phải lúc nào cũng làm đủ 10 buổi như kê ban đầu. Hệ thống cho phép điều chỉnh số buổi, đổi phương huyệt và ghi lý do — lịch sử vẫn giữ nguyên để đối chiếu.
Bệnh nhân BHYT và bệnh nhân dịch vụ. Nếu phòng khám có cả hai, hệ thống tách hai luồng thu tiền và hai báo cáo. Lưu ý: hệ thống này không thay thế phần mềm giám định BHYT của cơ quan bảo hiểm.
Thẻ dịch vụ trả trước. Khách mua gói 10 buổi châm cứu, hệ thống ghi số buổi còn lại, trừ dần và có hạn sử dụng. Đây là phần dễ thất thoát nhất nếu làm tay.
Kết nối với các kênh đang dùng
- Website phòng khám: form đặt lịch, trang dịch vụ, bảng giá tham khảo
- Zalo OA: nhắc lịch hẹn, nhắc buổi điều trị tiếp theo, nhắc tái khám
- Facebook Messenger: nhận tin từ fanpage, tạo hồ sơ khách
- Cân điện tử: nhập dược liệu theo kg khi nhập kho và kiểm kê
- Máy in phiếu thang, máy in hóa đơn: in theo mẫu của phòng khám
- Máy chấm công: đồng bộ để tính lương và hoa hồng
Triển khai và chi phí
Phạm vi khởi điểm nên là hồ sơ bệnh nhân + lịch hẹn + liệu trình. Đây là phần dùng hằng ngày và tạo dữ liệu gốc cho mọi báo cáo. Kho dược liệu và kê thang làm ngay sau đó, vì đây là phần kiểm soát chi phí thực sự.
Thời gian điển hình 4–8 tuần cho phạm vi cơ bản, 8–12 tuần nếu có kê thang theo vị, nhiều cơ sở và báo cáo hoa hồng chi tiết. Chi phí tham khảo ở bảng giá. Hệ thống chạy trên hạ tầng của phòng khám, bàn giao mã nguồn.
Xem thêm Phòng khám da liễu, Quản lý kho và Quản lý khách hàng.
Hướng dẫn chọn phần mềm, cách tính giá vốn thang thuốc và 6 bước triển khai: Phần mềm quản lý phòng khám y học cổ truyền — chọn gì và chi phí 2026.